Jolanda Jansen van Rotterdam Ahoy kijkt door de voorruit

Jolanda Jansen is tijdens de coronapandemie uitgegroeid tot een bekend publiek figuur. Geregeld kwam ze in de media om de belangen van de evenementensector te behartigen. ‘Samen’ was een woord dat hierbij vaak viel, want volgens haar was dit de enige manier om te overleven. Nu de wereld weer open is, kan Jolanda haar focus weer verleggen naar haar dagelijkse werkzaamheden als CEO van Rotterdam Ahoy. En daarmee heeft ze nog volop ambities, waar zij graag meer over vertelt tijdens haar lezing op Festivak (op donderdag 10 november in keynotezaal 2 van 12.45 tot 13.15 uur). Want Jolanda kijkt het liefst vooruit.

Al sinds 2004 is Jolanda in dienst van Rotterdam Ahoy. In de loop der jaren klom ze steeds een treetje op de ladder en sinds enkele jaren is ze algemeen directeur van deze evenementenlocatie. En met het ABN AMRO Open , het wielerevenement de Wooning Zesdaagse Europort (een van de grootste maritieme vakbeurzen ter wereld) en in 2021 zelfs het Eurovisie Songfestival organiseert Ahoy natuurlijk ook de nodige prachtige, grootschalige evenementen. Dit alles met de volgende missie: Wij bieden iedereen op zoveel mogelijk manieren een positieve ervaring, omdat wij als Rotterdam Ahoy geloven dat deze ervaringen, groot en klein, je leven verrijken.

Alles onder 1 dak

Ahoy doet dit op unieke wijze volgens Jolanda: 'Wij zijn een one of a kind gebouw omdat we veel functies onder één dak hebben. , Evenementhallen voor onder andere beurzen, een indoor arena (dit heette vroeger ons Sportpaleis) en een nieuw congrescentrum met een theater en muziekzaa,l RTM Stage genaamd. Het feit dat wij al die functies onder ons dak hebben is bijzonder. Niet alleen in Nederland, maar ook internationaal gezien onderschieden we ons op het gebied van diversiteit in gebouwfuncties en in type en gelijktijdigheid van evenementen. En ook profiteren grotere evenementen die meerdere ruimtes gebruiken, van de mogelijkheden aan ruimtes. Voorbeelden daarvan zijn grote internationale congressen in combinatie met een beurs of bijvoorbeeld een indoor festival zoals festival HIER.

Ook de stad waar Ahoy gevestigd zit, is belangrijk voor de accommodatie. Jolanda: 'Rotterdam is een stad met een ondernemende, innovatieve cultuur waar veel mogelijk is. Als het gaat om Rotterdam als evenementenstad helpt ons dat ook internationaal positioneren voor grote evenementen als EK's of WK's op sportgebied, of zakelijke evenementen naar de stad te halen.'

'In Rotterdam weten mensen elkaar snel te vinden, wat dat betreft is het net een soort dorp. Ik kom zelf uit een dorp uit het oosten, en Rotterdam is dat in het groot' aldus Jolanda. Het belang van een goede relatie met de gemeente en andere stakeholders is voor iedereen duidelijk, en ook het waarom: 'Als zogenaamde second tier stad (achter Amsterdam) moet Rotterdam er hard voor werken om dit een aantrekkelijke stad te laten zijn voor onder andere zakelijke bezoekers. Samen business creëren en zo de volgende stap maken, zodat mensen in deze stad prettig kunnen leven en verblijven.'

Kennis en ervaring zijn onmisbaar

Niet uniek maar wel een leuk gegeven aan Ahoy is tevens dat zij zelf evenementen organiseert, maar ook haar locatie verhuurt aan professionals. Bij eigen producties zijn betrouwbare toeleveranciers cruciaal, zo vertelt Jolanda: 'Voor de meeste evenementen werken we jarenlang met dezelfde leveranciers, want het gaat bij ons vooral om mensen. Daar geloof ik heilig in. Bij onze leveranciers zitten mensen met kennis, zoals een technicus bij het licht- en geluidsbedrijf die precies weet bij de wielerzesdaagse of bij het tennistoernooi hoe hoe het evenement in elkaar steekt. de regie ligt vanzelfsprekend wel bij ons.'

De voorbereiding begint al snel

En hiervoor begint Jolanda met haar team op tijd. 'Als het evenement nog bezig is, begint in feite de volgende editie al. Soms start zelfs de kaartverkoop voor volgend jaar al tijdens het evenement. In feite ben je tijdens het event al bezig met enquêtes, evaluaties, plannen, opletten, goed je oren en ogen de kost geven, luisteren naar mensen en hun ervaring. Dan beginnen we daarna alweer heel snel met de evaluatie van het evenement. Zelf met je eigen team, maar ook met belangrijke partners.'

Jolanda vervolgt: 'Dat kunnen commerciële partners zijn, leveranciers, bij beurzen een adviescomité. Dan hebben we dus goede, kritische evaluaties. Wat kan beter, wat kan anders, wat werkt goed, wat kunnen we versterken, enzovoorts. Ook daarin moet je de oren en ogen de kost geven in je omgeving.' En op allerlei vlakken indrukken opdoen, dat komt volgens Jolanda ook terug bij de zoektocht naar inspiratie voor nieuwe evenementen: 'Soms kijken we naar andere evenementen in het buitenland op een bepaald vlak. Je kijkt wat wel of niet werkt bij andere evenementen, samen met leveranciers, creatieve mensen en wijzelf. Daar verzamel je mensen omheen.

Huiswerk

Ook wanneer Ahoy de locatie verhuurt, doen Jolanda en haar collega’s hun huiswerk en wordt er inspiratie voor andere toekomstige events opgedaan. Een mooi voorbeeld is het Europees kampioenschap League of Legends, een van de belangrijkste internationale gametoernooien. Daaruit ontstond het idee voor een eigen esports events: Rotterdam Games Week. Ze vertelt graag hoe de voorbereiding op de eerste editie verliep: 'We kenden deze markt voorafgaand nog niet goed. Toen zijn we op onderzoek uitgegaan, ikzelf met een aantal collega’s. Met veel partijen praten, in Nederland en in het buitenland. Zo leren: hoe werkt dat, wat gebeurt er en hoe zit zo’n business in elkaar? Hoe wordt er dan geld verdiend en hoe zou je daar een concept van kunnen maken? Toen ontstond al snel het doel om daar iets terugkerends van te maken.'

Welk idee heeft potentie?

Volgens Jolanda worden veel van de evenementen uit de agenda van Ahoy al jaren georganiseerd door dezelfde organisaties, waardoor het contact erg soepel verloopt. 'En natuurlijk verwelkomen we ook graag nieuwe klanten en ideeën. Als we ergens tegenaan lopen, iemand benadert ons of we komen iemand tegen… dan begint het toch met kennismaken en praten en kijken naar de mogelijkheden. Deels is het ook gut feeling om te voelen of het potentie heeft en of het realistisch is. 'Wij kijken wel of een event in de basis de potentie heeft om te slagen en eventueel terugkerend te zijn. Soms heb je organisatoren die geen idee hebben waar ze aan beginnen, dan wordt het wel ingewikkeld. Dat is voor ons een filtering op ervaring, intuïtie, gevoel en marktpotentie. De bezoeker verwacht van Ahoy natuurlijk wel een bepaalde mate van professionaliteit. Niet elk bedrijf hoeft 30 jaar te bestaan, maar ze moeten wel ervaring hebben in iets organiseren. Die verplichting hebben wij ook naar onze bezoekers, want die verwachten wel een bepaalde basiskwaliteit.'

'Wij kijken wel of een event in de basis de potentie heeft om te slagen en eventueel terugkerend te zijn. Soms heb je organisatoren die geen idee hebben waar ze aan beginnen, dan wordt het wel ingewikkeld. Dat is voor ons een filtering op ervaring, intuïtie, gevoel en marktpotentie. De bezoeker verwacht van Ahoy natuurlijk wel een bepaalde mate van professionaliteit. Niet elk bedrijf hoeft 30 jaar te bestaan, maar ze moeten wel ervaring hebben in iets organiseren. Die verplichting hebben wij ook naar onze bezoekers, want die verwachten wel een bepaalde basiskwaliteit.'

Alles staat of valt bij kwaliteit leveren

Die kwaliteit meet Ahoy uiteraard. In principe is het makkelijk: tevreden bezoekers betekent een geslaagd evenement. Maar er is meer, zoals Jolanda aan ons toelicht: 'Succes van een evenement zit deels in marketing en het zorgen dat mensen naar je toekomen, maar een minstens zo belangrijk deel is natuurlijk zorgen dat mensen blij naar huis gaan en volgend jaar terugkomen – of ze hier nou zakelijk zijn of in hun vrije tijd. Het zal altijd die combinatie zijn van je marketing op orde hebben en vooral ook waarmaken wat je belooft, en eigenlijk nog meer. Wij zitten er in dat opzicht ook in voor de lange termijn. De ervaring, investering in vernieuwing en innovatie. Of het nu het ABN AMRO Open is of de vakbeurs Europort; zorg dat je én weet wat het doel is waarom mensen komen en dat je dat ook waarmaakt, en ze tevreden naar huis laat gaan.'

Het personeelstekort

Om de bezoeker de kwaliteit te bieden waar Ahoy voor staat, is voldoende capaciteit nodig. Met het welbekende personeelstekort in de sector is dit een extra uitdaging voor Jolanda en haar team zoals dat ook op andere locaties en bij organisatoren is. 'De krapte op de arbeidsmarkt merken wij natuurlijk ook. We zijn met ons vaste team wel weer op het niveau van pre-corona. Iets groter zelfs, omdat we natuurlijk nu een nieuw gebouw hebben geopend en daarvoor extra collega’s nodig hadden. Bij ons zit de krapte met name nog in horeca- /uitzendpersoneel. Daar moeten we nog wel alle zeilen bijzetten om dat op te vangen. We hebben bijvoorbeeld meer personeelsbureaus waar we mensen vandaan halen en we zijn veel actiever in de werving dan pre-corona. Dat gaat redelijk goed, we zijn nergens echt onderuit gegaan durf ik wel te zeggen. Alleen gaat het soms wel met kunst- en vliegwerk, zoals je dat in de horeca en veel branches ziet', vertelt ze hierover.

De sector verdedigen

En dat na een toch al moeilijke periode met de coronapandemie. Voor Jolanda was dit ook een drukke periode, omdat ze als een soort boegbeeld naar voren werd geschoven om de belangen van de evenementensector te verdedigen in Den Haag. Hoe kijkt ze hierop terug? 'Ik kreeg de vraag of ik woordvoerder wilde zijn van de branche. Ook een beetje vanuit het idee dat we bij Ahoy veel verschillende type evenementen hebben (zakelijk, sport of meer in de entertain- of cultuurhoek), zat daar wel een bepaalde logica in voor andere partijen waarom ik dat dan zou zijn.'

'Die 2 jaar waren zwaar en intensief, en voelden ook als een verantwoordelijkheid voor de hele sector die we gelukkig met een groepje mensen deelden waarmee we gesprekken voerden. Tegelijkertijd vond ik het op een bepaalde manier – klinkt heel raar - wel goed. Dit omdat we elkaar weer gevonden hebben in de sector. Ikzelf heb ook veel mensen leren kennen en onze sector nog veel beter leren kennen. En uiteindelijk (en dit is een ontzettende open deur) hebben we elkaar allemaal nodig.'

Jolanda geeft een voorbeeld: 'Zonder onze leverancier van ledschermen of licht- en geluidsbedrijven hebben wij geen event. Dat besef dat iedereen moet overleven in die schakel was er heel sterk en daar is ook die Garantieregeling uit voortgekomen. Die was met name bedoeld voor leveranciers, omdat iedereen wist dat je zonder leveranciers geen organisatoren hebt. En zonder locaties kun je niet huisvesten, en andersom: zonder organisatoren is er niemand die risico neemt om een event aan te gaan. Dat vond ik wel goed, en ik heb me gerealiseerd dat wij ons verhaal ook veel meer in Den Haag moeten vertellen. Uitleggen bij ministers en ambtenaren wie en wat we zijn.'

Hierbij doelt Jolanda vooral op de rol van de sector. 'Dat we niet alleen een economische functie hebben, maar ook een maatschappelijke. Dat stond nog niet zo scherp op het netvlies. In dat opzicht heeft die 2 jaar ook wel echt veel inzicht gegeven, naast dat het ook wel intensief was. Ik had wel echt vanaf het begin een ongelooflijke vechtlust van: Het zal niet zo zijn dat deze sector kapotgaat? Dat kan niet de bedoeling zijn, dat gaat niet gebeuren! Het was een hele sterke vechtlust om te zorgen dat we dit zouden gaan overleven. Ons doel was: meteen zo snel mogelijk van die 1,5 meter af én financiële steun voor zolang het nodig was. Daar was steeds alles op gericht. En daarbij ook echt de focus op de hele keten laten overleven, omdat het in feite een heel ecosysteem is. '

De volgende uitdaging: de energiecrisis

Die vechtlust lieten Jolanda en andere vertegenwoordigers uit de sector duidelijk merken, en volgens haar is die ook onmisbaar. 'Want er staat alweer een nieuwe crisis op de stoep.' Daarmee doelt ze op het al eerder genoemde personeelstekort, maar ook de stijgende energieprijzen. 'Achteraf hebben wij zelf in Ahoy een paar jaar geleden, een heel verstandige beslissing gemaakt om op ons nieuwbouwpand, maar ook op onze grote beurshal zonnepanelen te plaatsen. Daardoor zitten we nu weliswaar 4x hoger in onze energielasten, maar in vergelijking tot andere gebouwen zijn die energielasten wel lager door die zonnepanelen. En we hebben al jaren een warmtepomp waardoor we volstrekt gasloos en dus duurzaam zijn. Als we iets van extra elektra nodig hebben, dan is dat windenergie die we inkopen.'

Jolanda vervolgt met voorbeelden hoe Ahoy zo duurzaam mogelijk onderneemt: 'Plastic en afval is natuurlijk een belangrijk thema. Wij werken met een statiegeld plastic beker. Dat doen we nu een tijd en je merkt nu dat er na een concert veel minder plastic op de vloer ligt. Dat wordt namelijk ingeleverd bij de barren, waar het wordt gescheiden zodat we het kunnen laten recyclen in plaats van allerlei vertrapte bekertjes op de vloer die de verbrandingsoven ingaan. En verder in onze catering: de food manual bevat met name groenten uit het seizoen.'

Duidelijk is dat het management echt bezig is met duurzaamheid. Bij bepaalde initiatieven worden ze ondersteund: 'Wij werken samen met de gemeente met een pilot op het gebied van asfaltcollectoren. Dit houdt in: warmte uit asfalt opvangen en via leidingen transporteren. Dit slaan we vervolgens op en kunnen we gebruiken om ons kantoor in de winter te verwarmen. Daarnaast kijken we nog naar extra manieren om energie te besparen, zoals iedereen nu wel doet.

Een nieuw congrescentrum om nieuwe ambities te vervullen

Al meerdere keren is het nieuwe congrescentrum naar voren gekomen. Jolanda vertelt hier graag meer over: 'Het is een congrescentrum met een muziek- en theaterzaal , RTM Stage, als plenaire zaal. De aanleiding was dat de gemeente Rotterdam de wens had een internationaal congrescentrum te bouwen jaren geleden en wij zagen mogelijkheden voor een muziek- en theaterzaal. Dat hebben we samengebracht in dat ene plan.'

'Het doel is met die congressen echt bij te dragen aan de economie van Rotterdam, want grote internationale congressen leveren internationaal bezoek op en dat levert directe waarde voor de stad op in de vorm van met name hotelovernachtingen en bestedingen in de stad. Dat is een belangrijk doel en daarvoor werken we veel samen met Rotterdam Partners, het conventiebureau van de stad. Die muziekzaal - RTM Stage – wordt internationaal een midsize arena genoemd. In RTM Stage kunnen in de staande variant een kleine 8.000 mensen. We hebben er al hele grote hoeveelheden aan verschillende shows in gehad. Die zaal is echt bedoeld voor een heel groot portfolio aan grootschaliger theater, entertainment en muziek/concerten', aldus Jolanda.

Vizier op de toekomst

Kortom, aan ambities geen gebrek bij Ahoy. Jolanda kijkt het liefst naar de toekomst, en vertelt hier graag over tijdens haar lezing op Festivak. Ze is verheugd dat deze beurs eindelijk weer plaatsvindt: 'Ik denk dat iedereen vooral blij is dat we een mooi voorjaar en goede zomer hebben gehad als sector, en we weer volop in bedrijf zijnIk hoop dat iedereen dan ook vooral plezier haalt uit een bezoek aan Festivak en veel ideeën en contacten opdoet. Bij mij of elders, dat maakt me dan nog niet veel uit. Met elkaar live, , daar geloof ik in.'

Al was het maar om van elkaar te leren. 'De belangrijkste less uit de voorbije jaren is dat we vertrouwen moeten houden. Iedere crisis gaat uiteindelijk voorbij. Er zijn twee redenen waarom ik zeker weet dat we ook goed uit de aanstaande crisis gaan komen: De sector is innovatief en probleemoplossend, plus er is altijd behoefte aan live en aan kwalitatieve evenementen. Maar zoals gezegd: we moeten het wel samen doen', zo besluit Jolanda.