Eventication | Advancing, Planning, Accreditatie, Stock en Communicatie voor events

Achter elk festival staan honderden of duizenden mensen die nooit een ticket kopen: vrijwilligers, crew, leveranciers, artiesten, pers, gasten en contractors. Die mensen hebben een planning nodig, accreditatie, toegang tot de juiste zones, materiaal, maaltijden en informatie. Bij de meeste organisaties zit dat verspreid over spreadsheets, formulieren, mailboxen, WhatsApp-groepen en een apart accreditatiesysteem.

Eventication brengt die backstage-workflows samen in één platform.

Artist Advancing
Alle advancing met artiesten en hun teams op één plek: aanvragen, riders, transport, hotels en hospitality. De informatie die je uit die gesprekken haalt, staat meteen in dezelfde omgeving als de accreditatie van de touring party. Geen mailthreads waarvan niemand nog weet welke versie de juiste is.

Planning
Vrijwilligers en crew geven vooraf hun beschikbaarheid door. Je wijst rollen, teams en shiften toe, keurt inschrijvingen goed en registreert gewerkte uren tijdens het event.

Accreditatie en toegang
Aparte registratieflows per doelgroep: crew, artiesten, leveranciers, pers, gasten en voertuigen. Je bepaalt wie in welke zone binnen mag. Op het event zelf check-in en check-out met QR-codes en polsbandjes, of self check-in via kiosk.

Stock en materiaal
Teams en leveranciers vragen hun materiaal vooraf aan: walkies, toegangsbadges, gators, machines. Tegen dat je je leverancier belt, weet je al hoeveel je effectief nodig hebt. Uitgifte en retour worden onsite opgevolgd, met handtekening voor duur materiaal.

Communicatie
Mail, sms en directe berichten naar de juiste groep, vanuit dezelfde omgeving waar de planning en accreditatie zitten. Geen export naar een ander systeem.

Kom langs op onze stand, of boek vooraf een gesprek van 30 minuten.