AFAS’ nieuwe formule voor zakelijke evenementen groot succes!

Een grootschalig festival voor meer dan 3000 bezoekers, gevuld met inhoudelijke sessies, entertainment en verrassende elementen. Wij spraken marketingmanager Rik ten Wolde over zijn lezing bij Festivak waar hij meer vertelt over dit gedurfde concept. “Eén keer per jaar mag ik Festivaldirecteur spelen.”

Verbinding: AFAS belangrijkste waarde 
AFAS is een Nederlands familiebedrijf dat je wellicht kent van AFAS Live, het AFAS Circustheater of je kent ze als hoofdsponsor van AZ. Maar toch is dit niet de corebusiness van AFAS. Dat is natuurlijk hun software. “Onze software heeft ontzettend veel impact.” aldus Rik. “Meer dan 3,5 miljoen Nederlanders komen in aanraking met AFAS. Bijvoorbeeld omdat hun loonstrook met onze software is gemaakt.”

Maar waar komt die link met evenementen nou vandaan? “Dat zit echt in onze bedrijfscultuur, we willen graag mensen verbinden en klanten ontmoeten. Software, daar zit weinig emotie in en is niet echt sexy, maar door evenementen zorgen we dat we met mensen kunnen connecten.” Zo wordt de AFAS Live ook vaak gebruikt als ontmoetingsplek met klanten en worden er veel dagen georganiseerd voor medewerkers, klanten en prospects. 

Weg van traditionele keynote-format 
AFAS beschikt over een aantal prachtige locaties waar regelmatig klantendagen worden georganiseerd. “Onze eerdere klantendagen verliepen altijd volgens hetzelfde stramien: koffie, plenaire sessie, deelsessies, en een afsluitende borrel. Het voelde inactief en weinig inspirerend. We vroegen ons af: Wat als we álles anders doen?” Deze gedachte leidde tot een gedurfd idee: een festival opzet met 26 podia, 160 sessies, 80 sprekers en food & entertainment, waarin bezoekers op elk moment keuzevrijheid hadden. 

Rik benadrukt dat de insteek niet alleen draaide om vernieuwing, maar ook om verbinding. “Met Succestival wilden we letterlijk en figuurlijk dichter bij onze klanten staan, en een onvergetelijke ervaring bieden aan mensen die dagelijks met onze producten werken. Geen commercieel gedreven bedoeling, maar een persoonlijke en interactieve omgeving.”

“Een omschakeling zoals deze vergt duidelijke communicatie met je medewerkers om alles in goede banen te leiden. Gelukkig zit het in onze bedrijfscultuur dat iedereen graag wil helpen en enthousiast is.”

Het weglaten van een centrale keynote was een bewuste keuze. Hierdoor ontstond er ruimte voor gedecentraliseerde activiteiten, waarbij meerdere sessies en optredens gelijktijdig plaatsvonden. “Het wegnemen van de plenaire sessie gaf ons veel meer flexibiliteit,” zegt Rik. Bezoekers konden zelf bepalen welke sessies en activiteiten hen het meest aanspraken. Ook qua capaciteit bood het voordelen. "Waar we voorheen een vast aantal bezoekers een zitplaats konden bieden, kunnen we nu met gemak 3x zoveel mensen ontvangen.” 

Bijzondere highlights: Secret candle-light concert
En net als je denkt dat een festival voor een zakelijk evenement al ‘out of the box’ is, doet AFAS er nog een schepje bovenop. Succestival zat namelijk vol creatieve elementen en easter eggs. Een van de meest opvallende was de ‘secret stage’, een onverwachte toevoeging die voor verrassende momenten zorgde. Rik deelt met enthousiasme: “We hadden een ‘telefooncel’ die om de zoveel tijd afging. Wie opnam, kreeg een ticket voor een geheime locatie, waar een intiem candlelight-concert van Jan Vayne plaatsvond. Slechts zestig mensen kregen deze ervaring mee. Het was exclusief en mysterieus, precies het soort verrassingen dat we wilden inbouwen.”

Daarnaast kregen partners van AFAS de kans om aanwezig te zijn, maar niet op de traditionele commerciële manier. Ze kregen allemaal een kerstmarkt huisje toegewezen dat ze naar eigen inzicht mochten inrichten. “Commerciële stands vinden wij saai,” lacht Rik. “We wilden een gezellige en toegankelijke sfeer creëren waarin partners ook een rol konden spelen en waarbij ze hun eigen creativiteit kwijt konden. Eén van de partners had zelfs een Yeti!”  

“Het is gelukt!”
Het evenement werd beoordeeld met een indrukwekkende 8,5 door de bezoekers. Rik benadrukt dat de positieve respons veel betekende voor het team. “Voor mij is een evenement geslaagd als bezoekers met minstens één idee naar huis gaan waar ze de volgende dag direct mee aan de slag kunnen,” zegt hij. “Daarnaast zorgt het samenwerken naar zo’n dag toe ook voor verbinding onder collega's. We doen alles zelf, van catering tot beveiliging. Het maakt het bijzonder en zorgt voor een sterk teamgevoel.”

“De blik op de gezichten van de bezoekers is geweldig. Als ik mensen zie genieten is dan is het voor mij 100% geslaagd.”

Zoals je van een softwarebedrijf mag verwachten, werd alles digitaal geregeld. Van inschrijving tot het programmaboekje. “Dit werkte perfect en werd door bezoekers ook als erg prettig ervaren.” De festivalgangers waren nog niet thuis of ze kregen al een linkje met foto’s, de aftermovie en de presentaties toegestuurd. “We wilden dat heel graag direct dezelfde avond doen, want zo konden ze hun ervaringen direct delen met het thuisfront en het ook laten zien.” zegt Rik. 

Next steps 
Met Succestival heeft AFAS een nieuwe standaard gezet voor zakelijke evenementen. Het is niet langer een verplicht uitje, maar een beleving waarin de bezoeker centraal staat. Rik kijkt met vertrouwen uit naar de volgende editie, waarin hij nog meer bezoekers verwacht en de opzet verder wil uitbreiden. “Dit was gewoon een geweldig succes en we gaan dit dan ook AFAS breed uitrollen. Met duurzaamheid in gedachten willen wij een hele Festivalweek organiseren, voor verschillende doelgroepen, denk aan medewerkers, de omgeving Leusden en natuurlijk onze klanten.”

Leren van Succestival: tips voor organisatoren
Tijdens zijn lezing op Festivak deelt Rik enkele waardevolle lessen voor organisatoren van bedrijfsevenementen. “Durf out-of-the-box te denken,” moedigt hij aan. “Een zakelijk evenement kan zoveel meer zijn dan een standaardopzet. Bovendien kun je veel dingen zelf doen. Wij doen het grotendeels zonder externe hulp, inclusief de catering en schoonmaak. Kijk eens welke onderdelen je zelf kunt aanpakken en experimenteer met nieuwe formats. Het loont echt!”

Wil jij meer weten over dit concept of heb je vragen aan Rik? Kom tijdens Festivak naar zijn lezing: Niet wéér een plenaire keynote! | Woensdag 17:30 - 18:00 | Keynote 1