Van eenmalige aankleding naar flexibel gebruik
Een beursstand, congresruimte of presentatieomgeving wordt vaak ontworpen voor één specifieke gelegenheid. De afmetingen, kleuren en boodschap sluiten perfect aan op dat ene moment. Zodra de locatie verandert of een nieuwe campagne begint, kan een groot deel van de aankleding alweer onbruikbaar zijn.
Door bij het ontwerp rekening te houden met hergebruik, ontstaat er meer vrijheid. Denk aan modulaire constructies, verwisselbare visuele doeken en onderdelen, zoals plankje voor je product of brochure, die in verschillende opstellingen kunnen worden toegepast.
Een presentatiewand kan bijvoorbeeld op de ene beurs als achterwand dienen en bij een volgend evenement onderdeel worden van een grotere presentatieopstelling. Door de visuele communicatie, het doek, of de plek aan te passen, krijgt hetzelfde systeem een nieuwe functie of uitstraling.
Het voordeel gaat verder dan materiaalbesparing. De voorbereiding wordt eenvoudiger, omdat niet iedere keer een volledig nieuwe oplossing hoeft te worden bedacht.
De bezoekerservaring begint bij de eerste indruk
Bezoekers krijgen op een evenement veel informatie te verwerken. Ze lopen langs stands, volgen presentaties, ontmoeten relaties en proberen te ontdekken wat voor hen relevant is. In die omgeving is het belangrijk dat een boodschap snel herkenbaar is.
Visuele communicatie speelt daarin een grote rol. Kleur, licht, beeld en ruimtelijke vormgeving bepalen mede waar bezoekers naar kijken en welke informatie hun aandacht trekt. Toch betekent meer visuele communicatie niet automatisch een betere bezoekerservaring. Een ruimte vol boodschappen kan onrustig worden. De kunst is om bewust te kiezen wat bezoekers als eerste moeten zien en welke informatie ze daarna kunnen ontdekken.
Een praktische vraag bij het ontwerpen van een eventruimte is: wat moet een bezoeker binnen de eerste paar seconden begrijpen van jouw bedrijf/product/event? Dat antwoord vormt het uitgangspunt voor de indeling, de zichtlijnen en de plaatsing van visuele elementen. Zo wordt aankleding een functioneel onderdeel van de bezoekerservaring.
Licht en beeld als onderdeel van het ontwerp
Licht heeft veel invloed op hoe een ruimte wordt ervaren. Het kan een presentatiepunt benadrukken, een merk herkenbaar maken of een bepaalde sfeer creëren. Een lichtbak in combinatie met textielprints biedt mogelijkheden om informatie goed zichtbaar te maken.
Daarbij is het verstandig om licht en beeld al in de ontwerpfase mee te nemen. Waar komen bezoekers binnen? Vanuit welke richting bekijken zij de presentatie? Welke elementen moeten op afstand opvallen en welke zijn juist bedoeld voor bezoekers die dichterbij staan? Zorg voor een samenhangender eindresultaat.
Minder verrassingen tijdens de opbouw
Wie ooit een stand of eventruimte heeft opgebouwd, weet dat de planning op papier niet altijd overeenkomt met de praktijk. Een onderdeel past net niet, er ontbreekt materiaal of de opbouw duurt langer dan verwacht. Denk daarom aan constructies die eenvoudig te monteren zijn, onderdelen die logisch verpakt kunnen worden en materialen die zonder ingewikkelde handelingen op hun plek komen.
Ook transport speelt een rol. Hoeveel ruimte nemen de materialen in? Zijn ze goed beschermd? Kunnen onderdelen door één of twee personen worden verplaatst? Is er op locatie voldoende ruimte om alles uit te pakken en op te bouwen? Een paar praktische controles vooraf kunnen op de evenementen dag veel tijd en stress besparen.
Duurzamer organiseren begint bij betere keuzes
Duurzaamheid in de evenementenbranche gaat niet alleen over het gebruik van gerecyclede materialen of het verminderen van afval. Ook de levensduur van materialen en de manier waarop ze worden ingezet, zijn belangrijk.
Een systeem dat meerdere keren kan worden gebruikt, kan aantrekkelijker zijn dan een oplossing die na één evenement wordt afgeschreven. Het verstandig om vooraf verder te kijken dan de eerste aanschafprijs. Wat kost een oplossing over meerdere evenementen? Welke onderdelen kunnen opnieuw worden gebruikt? Wat moet er worden vervangen wanneer de boodschap of huisstijl verandert?
Een modulaire opzet kan daarbij helpen. Aluminium frames met verwisselbare textielprints zijn bijvoorbeeld een manier om een constructie te behouden en de visuele invulling aan te passen. Deze mobiele presentatiesystemen met beschermende verpakking kunnen interessant zijn wanneer dezelfde organisatie regelmatig op verschillende locaties aanwezig is.
Technologie moet het werk eenvoudiger maken
Innovatie is waardevol wanneer deze een praktisch probleem oplost. In de evenementenbranche hoeft dat niet altijd te betekenen dat er meer technologie wordt toegevoegd. Soms zit de grootste verbetering juist in een eenvoudiger montageproces, een lichtere constructie of een presentatieoplossing die zonder ingewikkelde installatie kan worden gebruikt. Wellicht kan een tv met kort filmpje aan de bestaande constructie gemonteerd worden.
Dat vraagt om een andere manier van denken. Niet alleen: wat willen we laten zien? Maar ook: hoeveel handelingen zijn daarvoor nodig, hoeveel mensen zijn erbij betrokken en wat gebeurt er als de opstelling de volgende dag ergens anders moet staan? Door die vragen samen met ontwerpers, leveranciers, stand bouwers en organisatoren te beantwoorden, kunnen oplossingen ontstaan die zowel visueel aantrekkelijk als praktisch uitvoerbaar zijn.
Ontwerp voor de toekomst
Een geslaagd evenement draait uiteindelijk om meer dan de uitstraling op de openingsdag. Het gaat om het volledige traject: van het eerste ontwerp en de productie tot transport, montage, gebruik en hergebruik.
Wie al die stappen meeneemt, maakt bewustere keuzes. De presentatie wordt duidelijker, de opbouw beter voorspelbaar en de materialen krijgen mogelijk een langere levensduur.
De volgende keer dat je een beursstand, congres of evenement ontwerpt, stel jezelf dan drie vragen:
• Wat moet de bezoeker ervaren of onthouden?
• Hoe kunnen we de opbouw en logistiek eenvoudiger maken?
• Welke onderdelen kunnen we bij een volgend evenement opnieuw gebruiken?
Juist in de antwoorden op die vragen liggen kansen om evenementen slimmer te organiseren. Uiteindelijk draait een sterk ontwerp om: een goede indruk maken, zonder onnodige complexiteit toe te voegen.
Geschreven door: Yentl America